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          振東集團的家底這樣“盤”!

          2022-06-01 19:12:34   來源:振東集團董辦 陳宇   作者:本站    瀏覽人數:

          好多次,我都被人問過同一個問題:每天跟檔案打交道,不覺得枯燥無味兒嗎?我的回答是:剛開始那會兒,覺得檔案是陳年老物,無聊也無趣;后來接觸久了,覺得每份檔案都在說話,只要你去傾聽,就能聽到它們背后的故事;現在,檔案也在與時俱進,作為一名檔案管理員,只有以一顆鉆研、創變、服務的心,擁抱工作和時代,才能更有價值和意義。

          ——劉小琴


          振東集團劉小琴

          劉小琴是振東集團的檔案管理員。20年前,她入職振東集團,那時還是一個剛畢業的學生;20年里,她把人生最美的青春時光投入到了檔案管理工作中。

          在采訪時,我曾問過她:“如果人生時光可以倒流,你還會做出這樣的選擇嗎?”

          “每份工作,都有它存在的價值和意義。掙扎過,徘徊過,抉擇過,投入過,忘我過,這樣,就從普通的‘經歷’變成了特別的‘閱歷’,扎根在了生命里?!眲⑿∏偃缡钦f。


          結緣振東

          1998年左右,劉小琴當時還就職于一家電腦公司。當時振東集團的規模已經不小,加油站如雨后春筍般一座座矗立起來。也正因如此,這家電腦公司與振東常有工作業務上的往來,她也正是在往來過程中逐漸接觸并了解了振東。

          查找檔案

          幫助同事查找檔案

          說到為何最后選擇振東,她直言道:“在沒來到振東之前,我對這里的企業文化確實還沒什么了解。但是振東集團的規范和陽光,卻遠近聞名?!毕裨S多求職的普通人一樣,她對于振東的印象也僅僅是“正規”和“龐大”兩個詞。企業“正規”,就能有效保障求職者的利益;規?!褒嫶蟆?,工作就更穩定,也更具有發展前景。本著如此簡單的初心,劉小琴在2002年加入了振東大家庭。

          來到振東后,劉小琴先后在五和與總部工作,并先后負責內勤統籌和檔案及文印管理的相關工作。二十年如一日,春夏秋冬,柳綠梅紅,但日子一旦過起來,便如流淌的小河般,急匆匆地往前趕去了。


          鉆研精進

          劉小琴最初負責檔案管理那幾年,許多工作都需要她以一人之力去溝通收集。

          面對這種窘境,她沒有牢騷也沒有怨言,只是一心想把工作做好。一方面,她將公司早至石油創業時期的所有檔案進行整理編纂,并制定了目錄;另一方面,她實地走訪溝通,搜集每個部門每個方面的可歸檔材料。一份資料,幾張照片,她都需要親自去督促收集?!白鲞@種工作,最困難的就是溝通問題。有些人不重視、不配合,你就是需要去溝通,頻繁地詢問......”

          振東視野

          劉小琴在《振東視野》上發表的文章

          為了學習更專業更系統化的檔案知識,公司安排劉小琴去了市檔案局學習。業余時間,她也自主學習,主動聯系同行,學習本地其他企業的檔案管理知識??偨Y了各方面的經驗知識后,劉小琴為振東制定了一整套系統的檔案管理規則。

          李安平董事長一直對檔案工作非常重視,因此在規則制定方面大力支持,給予了許多幫助和指導。最終形成的檔案管理規則,嚴格按照國家檔案企業標準,將文件分為一、二、三級,從部門門類和收入時間詳細分開,如A—01—2021—01—01,便是A大類01號部門在2021年1月收到的1號文件。如此整理,方便快捷,更易查閱。到如今,公司所有的檔案管理工作也都是按著這套規則辦事的。


          創變順時

          檔案工作看似枯燥乏味,但也非常需要適應時代的變化。21世紀頭幾年,檔案管理方面使用的是鐵皮檔案柜,收集整理工作基本上全部依靠人力。

          但是隨著時代的發展,公司購入了專門用于管理和存取檔案的智能密集架。此種密集架具有三重安全保護系統、自動定位功能、遠程控制功能,實現了無序存放有序管理,減少重復勞動,提高了工作效率。雖然大大減少了人力,但是學習新設備新技術更需要精力。像紅外保護裝置、病毒防護、系統使用等都是從未接觸過的。

          振東集團智能密集架

          振東集團智能密集架

          不過就像李安平董事長所說的那樣:“人不學習,怎么可能不被別人超越呢?怎么可能不被時代拋棄呢?怎么可能不被社會淘汰呢?”通過虛心請教和不斷琢磨,劉小琴逐漸掌握了智能化的操作并變得得心應手,調取資料也更加方便快捷。

          在接受采訪時,她多次提到一個公式——“用心+用勁+責任=能力”。她說,時代呼喚創新,只有創新才能適應時代變化。檔案管理創新,還有許多工作需要細致地去做。每當工作遇到瓶頸之際,這個公式總會給她無盡的啟發,從中找到前進的方向,汲取奮斗的力量。


          服務至上

          檔案既是靜態的存在也是動態的存在。但只有在過程中,才能更好地實現其價值。無論是會議紀要,還是過往的期刊,如《振東視野》,亦或是歷史資料、圖片,劉小琴基本都了如指掌。別人有什么想要尋找的文件,劉小琴能夠馬上答出應該從哪個門類去找。合同類的歸屬于財務,設備類的在總工辦。像前段時間有人找的“太行山”商標,就是開元制藥注冊的。不過現在有了檔案管理規則和智能密集架的幫助后,只需要短短的幾秒鐘,便可以通過電腦遠程操作,快速找到文件所在的列、節、層。需要的人只需要直接去六樓智能系統那里——文件已經靜靜地在那等著了。

          耐心幫同事解決表格難題

          耐心幫同事解決表格難題

          作為檔案管理者,劉小琴可能是公司內部對“制度表格化”最了解的人。大家遇到表格化方面的麻煩和問題,都會來問她。問的人多了,各種各樣的問題也多,劉小琴難免會有犯難和不懂的時候。出于對崗位的盡責和自己的那股子鉆研勁兒,每次有不懂的問題,劉小琴便會一一用筆記本記錄下來,然后通過請教別人、查閱資料等各種方式搞懂、搞透?!拔疫@個專家,是被別人問出來的?!眲⑿∏傩χ@樣說。

          對于劉小琴而言,自己、檔案和企業早已長為一體了。凡事喜歡下笨功夫的劉小琴,通過鉆研實現了業務精進,通過創變實現了能力蛻變,通過服務實現了價值疊加。

          20年轉瞬即逝,20年青春無悔。檔案因人變得生動立體,人又因檔案一往情深,見證過企業發展留下的印轍,再陪伴企業一起向未來,這是劉小琴可以真切感受到的“使命”。

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